5.1 Especificamente no que se refere aos programas de obras e serviços das Unidades, será utilizado o seguinte procedimento:
a) As Partes Relacionadas receberão uma Carta Convite com a indicação das Obras, Serviços e fornecimento de materiais e insumos pertinentes aos programas objeto da contratação.
b) A Unidade contratante incluirá, entre as definições aplicáveis, a modalidade de contratação pretendida, bem como demais informações pertinentes (projetos, normas etc.), inclusive suas datas-marco intermediárias e conclusão final de cada obra e/ou serviço.
c) Cada uma das obras deverá ser avaliada pelas Partes Relacionadas, nas modalidades de contratação apresentadas pela Unidade. Os contratos somente serão formalizados caso cumpram os requisitos abaixo mencionados:
i. Atendimento de projetos e especificações determinados pela Unidade;
ii. Atendimento aos requisitos de orçamento do empreendimento, determinados pela Unidade e apresentados em planilha específica – parte integrante dos projetos e especificações, contendo:
(a) Relação de serviços componentes da execução do projeto definido;
(b) Quantidades de serviços;
(c) Preços;
(d) Cronograma físico-financeiro.
iii. Constituirá referência o Caderno de Serviços ou Instruções de Projeto de acordo com os critérios do Poder Concedente (se não existir Poder Concedente será considerado o da Ecorodovias), para adoção de
elenco de serviços e critérios de medição (por exemplo: Caderno de Encargos do DER-SP etc.);
iv. Constituirão referência Tabela de Preços de acordo com os critérios do Poder Concedente de Instituições reconhecidas no Mercado para Obras de Infraestrutura e logística (por exemplo: Tabela de Preços do DER-SP etc.), ou ainda tabela própria do Grupo EcoRodovias ou da Unidade;
v. Na falta de algum item de preço pertinente nas referidas Tabelas ou em caso de não aplicabilidade de alguma especificação de serviço, a Unidade adotará outras referências, ou ainda, apresentará composição e especificação própria, devidamente detalhada, de acordo com as Normas Técnicas vigentes;
vi. A Parte Relacionada deverá aceitar o cronograma físico-financeiro, atendendo obrigatoriamente as datas-marco intermediárias e final, definidas pela Unidade contratante;
vii. Para as obras com prazo superior a um ano, será adotado reajuste contratual através de índice setorial específico, conforme prática de mercado;
viii. Eventuais obras complementares, maiores quantidades ou variações de projeto cujo aditamento tenha valor superior a 20% em relação ao valor inicialmente contratado, deverão ser analisados e levados à apreciação do Conselho de Administração da Unidade contratante, conforme o caso.
ix. As Partes Relacionadas poderão, eventualmente, apresentar metodologias alternativas ou soluções alternativas de componentes do projeto. Estas adequações deverão ser apresentadas pelas Partes Relacionadas tempestivamente e somente poderão ser implementadas caso haja concordância da Unidade, observados os princípios constantes desta Política.
d) Haverá uma etapa de avaliação prévia e negociação de escopo, preços e prazos que permita a apresentação formal de proposta pelas Partes Relacionadas.
5.2 Contratações diferentes daquelas especificadas no item 5.1, adicionalmente aos documentos descritos no item 5, “c”, “ii”, acima (conforme o caso), conterão material especificando prazos, garantias, recolhimento de impostos, pagamentos de taxas, obtenções de licenças etc.
5.3 As informações e matérias descritos nos itens 5.1 e 5.2, conforme detalhamento dos Anexos II (a e b) e III (a e b), comporão o compêndio de documentos da transação com Partes Relacionadas (“Relatório de Partes Relacionadas”).